Integritetspolicy


Senast uppdaterad: 2026-03-04

Denna integritetspolicy förklarar hur Roto Agency behandlar personuppgifter när du besöker vår webbplats, kontaktar oss, bokar möte, laddar ner material eller blir kund. Vi behandlar personuppgifter enligt GDPR och svensk kompletterande lagstiftning.

1. Personuppgiftsansvarig

Roto Agency
Org.nr: [Org.nr]
Adress: [Adress]
E-post: robin@rotoagency.com
Telefon: [Telefon]

2. Vilka personuppgifter vi samlar in

Beroende på hur du använder webbplatsen kan vi samla in:

  • Kontaktuppgifter: namn, e-post, telefon, företag, roll/titel.

  • Kommunikation: meddelanden i formulär, e-post eller chatt.

  • Bokning: uppgifter du lämnar vid mötesbokning (t.ex. namn, e-post, vald tid).

  • Kund- och avtalshantering: uppgifter som behövs för offert, avtal, projekt och support.

  • Fakturauppgifter: företagsuppgifter och fakturareferenser.

  • Teknisk data: IP-adress, enhet, webbläsare, besökshändelser (särskilt via cookies om du samtycker).

3. Varför vi behandlar personuppgifter (ändamål + rättslig grund)

Vi behandlar personuppgifter för följande ändamål:

A) För att svara på förfrågningar och hantera kontakt
När du kontaktar oss via formulär/e-post/telefon.
Rättslig grund: berättigat intresse (att kunna kommunicera och hantera förfrågningar).

B) För offert, avtal, leverans av tjänster och projektledning
Webbdesign, annonsering, rådgivning, support.
Rättslig grund: avtal eller åtgärder innan avtal (offertarbete).

C) För fakturering, bokföring och rättsliga krav
Rättslig grund: rättslig förpliktelse (bokföringskrav). Räkenskapsinformation ska normalt sparas i 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

D) För nyhetsbrev, guider och marknadsföring
Om du anmäler dig till nyhetsbrev eller laddar ner material och väljer att få uppföljning.
Rättslig grund: samtycke eller berättigat intresse (främst B2B). Du kan alltid avregistrera dig. Regler om marknadsföring via e-post finns i marknadsföringslagen (bl.a. krav på avregistreringsmöjlighet).

E) För statistik, förbättring av webbplats och annonsering (cookies/pixel)
Om du samtycker kan vi använda analys och marknadsföringsteknik (t.ex. mätning av konverteringar, remarketing).
Rättslig grund: samtycke för icke-nödvändiga cookies/spårning (se Cookiepolicy).

4. Mottagare (vem vi delar uppgifterna med)

Vi delar personuppgifter endast när det behövs och med leverantörer som hjälper oss att leverera tjänsten. Exempel:

  • Webbplattform/hosting: Squarespace (webbplats, formulär, hosting).

  • Analys & annonsering (om du samtycker): Google Analytics 4, Google Ads, Google Tag Manager, Meta (Facebook/Instagram) Pixel/Conversions API.

  • E-post/kalender/möten: [t.ex. Google Workspace, Microsoft 365, Calendly].

  • CRM/lead-hantering: [t.ex. HubSpot, Pipedrive].

  • Fakturering/bokföring: [t.ex. Fortnox].

Dessa leverantörer är normalt personuppgiftsbiträden (eller självständigt personuppgiftsansvariga i vissa fall). Vi använder relevanta avtal (t.ex. biträdesavtal/DPA) när det krävs.

5. Överföring utanför EU/EES

Vissa leverantörer kan behandla uppgifter utanför EU/EES (t.ex. USA). När det sker säkerställer vi laglig grund för överföring, t.ex. EU-kommissionens adekvansbeslut (som EU–US Data Privacy Framework när leverantören är ansluten) och/eller standardavtalsklausuler (SCC).

6. Lagringstider

Vi sparar personuppgifter endast så länge det behövs:

  • Kontakt/lead (utan kundavtal): normalt upp till 12–24 månader efter senaste kontakt.

  • Kund- och projektdata: under avtalstiden och därefter så länge det behövs för t.ex. support, garanti/reklamation och dokumentation.

  • Bokföring/fakturaunderlag: enligt bokföringsregler (vanligen 7 år enligt ovan).

  • Cookies: se Cookiepolicy och cookie-banner (livslängd varierar).

7. Dina rättigheter

Du har rätt att begära tillgång, rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet (i vissa fall) och att invända mot behandling som sker med berättigat intresse. Du kan alltid återkalla samtycke.

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter felaktigt kan du klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

8. Säkerhet

Vi arbetar med rimliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, t.ex. åtkomstkontroller och begränsade behörigheter.

9. Kontakt

För frågor eller för att utöva dina rättigheter maila oss på: robin@rotoagency.com